Paperless-NGX konfiguieren

Jan 21, 2024

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in Paperless-NGX, Papierloses Büro, Rasperry PI

Ohje, nun hat man so ein mächtiges Tool installiert und weiß anbetracht der Konfigurationsmöglichkeiten nicht weiter. Deshalb will ich hier einmal festhalten, wie meine Installation konfiguriert ist, was ich mir dabei gedacht habe und was es zu beachten gibt.

Die Dokumentation zu Paperless-NGX findet ihr unter dem folgenden Link: https://docs.paperless-ngx.com/

Paperless NGX bieten viele Möglichkeiten und Ansätze wie man was taggen, sortieren oder auch zuordnen möchte. Quasi unendliche Möglichkeiten, von denen euch meine zeige. Nur weil es bei mir funktioinert und sich logisch anfühlt, muss es bei euch nicht anders sein. Inspirieren lassen und ausprobieren heißt die Devise.

Inhaltsübersicht Verbergen

1. Grundeinstellungen von Paperless-NGX mit OCR (Texterkennung)

2. Korrespondenten, Tags, Dokumententypen, Speicherpfade und mehr

3. weitere Beiträge zu Paperless NGX und Rasperry PI

Grundeinstellungen von Paperless-NGX mit OCR (Texterkennung)

Die Einstellung zur Sprache der Texterkennung wird in der Oberfläche unter Konfiguration vorgenommen. Sollte man den Menüpunkt „Konfiguration“ nicht sehen, einfach als Paperless-Admin anmelden 😉

Korrespondenten, Tags, Dokumententypen, Speicherpfade und mehr

Korrespondenten: Darunter versteht man die Absender des Dokumentes. Ein Dokument kann dabei nur einen Korrespondenten haben. Die Beziehung ist 1:1. Zum Beispiel Sparkasse XY, Stadtwerke Rostock oder Autohaus XY.

Am häufigsten verwende ich bei Zuweisungsalgorithmus „Alle Wörter“, „Irgendein Wort“. Das funktioniert dann super und die Dokumente bekommen beim Import meisten den finalen Korrespondenten automatisch zugewiesen.

Tags: Im Gegensatz zu den Korrespondenten in Paperless NGX, kann ein Dokument mehrere Tags haben. Die Beziehung ist 1:n. Zum Beispiel Motorrad, Garantie, Kaufvertrag

Tags sind ein super Mittel um das Dokument manuell zu verschlagworten und mehrfach zu gruppieren. Dabei kann man auch hier vorgeben ob Paperless NGX selber lernt oder eben nach Stichwörtern in dem Dokument schaut und selbst taggt.

Ein paar Beispiel-Tags: 470er, 505er, Auto, Bank, e-mail, Triumph, moped, operation, Namen der Familienmitglieder, Lohnsteuerbescheinigung, Internet-Handyvertrag, „Auto-Kennzeichen“.

Dokumententyp: Ein Dokument kann nur ein Dokumententyp sein. Beim Zuweisungsalgorithmus habe ich immer Wörter vorgegeben. Das funktioniert ganz. „Alle Wörter“, „Irgendein Wort“

Bei mir haben sich die folgenden Dokumententypen beim Einscannen der Dokumente ergeben.

Angebot
Anleitung / Handbuch
Antrag
Arbeitsvertrag
Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (Alle Wörter: Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung)
Bericht
Bewerbung (Irgendein Wort: Bewerbung)
Dokumentation
Einladung
Ermächtigung
Information Magazin
Kaufvertrag
Kündigungen
Meldung Sozialversicherung (Irgendein Wort: Arbeitsvertrag ARBEITSVERTRAG Anstellungsvetrag Änderungsvertrag)
Mietvertrag
Rechnung
sonstiges
Strafzettel (Irgendein Wort: Strafzettel Bußgeldbescheid)
Urkunden (Irgendein Wort: Urkunde Sterbeurkunde Geburtsurkunde)
Verdienstabrechnung
Vollmacht
Zertifikate
Zeugnisse
Zulassung Papiere Fahrzeugbrief

Auch wenn Paperless NGX selber lernen kann, habe ich den Eindruck dass das automatische Zuordnen am besten funktioniert, wenn dies anhand von Stichwörtern passiert. Deshalb sind sämtliche Korrespondenten, Tags, Dokumententypen mit „Irgendein Wort“ oder „Alle Wörter“ konfiguriert.

Speicherpfade: Bei den Speicherpfaden hatte ich zum Testen nur einen Speicherpfad. Mittlerweile haben ich einen Speicherpfad pro Nutzer, damit man auch im Dateisystem die Dateien besser zu ordnen kann.

Arbeitsabläufe: hier haben ich einen sehr spezifischen, da ich anhand einen Dateinames Korrespondent, Tags und Dokumenttyp zuweise. Außerdem gibt es noch einen Ablauf der die Speicherort auf meinen individuellen Pfad festlegt.